E-Defter Hakkında Bilgi Notu

19.10.2019 tarihli 30923 sayılı Resmî Gazete ile Elektronik Defter Genel Tebliği’nde değişiklik yapılmış, uygulamaya ilişkin usul ve esaslar yeniden düzenlenmiştir.

I. E-Defter Uygulamasına Dahil Olma Zorunluluğu 

E-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e- Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (zorunlu olarak yıl içinde geçenler, izleyen yılın başından itibaren) e-defter uygulamasına geçmek zorundadır. 

Bağımsız denetime tabi olan şirketler, 1/1/2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olan mükellefler şartları sağladığı yılı takip eden yılın başından itibaren e-defter uygulamasına dahil olmak zorundadır.

E-Defter uygulamasına geçme zorunluluğuna sahip olan mükellefler; tam bölünme, birleşme veya tür(nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür değişikliği sonucu ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler, elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret sicile tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

II. Uygulamadan Yararlanmaya İlişkin Usul ve Esaslar

1) Başvuru

Gerçek kişi mükelleflerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür; tüzel kişi mükelleflerin ise Mali Mühür temin etmiş olmaları ve Bakanlıkça uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılması gerekmektedir.

2) E-Defterlerin Oluşturulması ve Uygulamaya Yüklenmesi

• E-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler aylık dönemler itibariyle defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır.
• Uygulamaya dahil olan mükellefler söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar, aksi takdirde defterler hiç tutulmamış sayılır.
• Vergi Usul Kanunu Madde 219 (b) bendinde belirtilen ‘Muhasebe Fişi’ olarak adlandırılan belgelerin e-Defter Kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve yetkili mercilerce istenildiğinde ibraz edilmesi zorunludur.

Uygulamadan yararlananlar, oluşturdukları e-Defter beratlarının Başkanlıkça onaylı halini almak zorundadırlar.

Yeni yayımlanan tebliğ ile dileyen mükelleflerin her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda), tercihlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla bildirmeleri halinde e-Defter beratlarını, aylık dönemler yerine geçici vergi dönemi bazında -her ay için ayrı ayrı olmak üzere- ilgili geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın son gününe kadar e-Defter uygulamasına yükleme imkânı getirilmiştir. Aşağıdaki tabloda e-Defter beratlarının yüklenme sürelerine dair bilgiler yer almaktadır. Söz konusu hüküm 1/1/2020 tarih itibari ile yürürlüğe girecektir.

Yeni yayımlanan tebliğ ile E-defter ve berat dosyalarının, mükellefin kendine ait NES veya mali mühür yerine özel vekaletname veya elektronik imzalı muvafakatname ile özel entegratörlerin, uyumlu yazılım firmalarının veya meslek mensuplarının mali mührü veya NES’ i ile imzalanması/onaylanması imkânı getirilmiştir.  Sözü geçen vekaletnamede veya muvafakatnamede hangi dönemlere ilişkin e-Defter beratlarının kim tarafından imzalanmasına yetki verildiği bilgilerinin açıkça yer almalı ve vekaletname veya muvakatname bilgileri Başkanlık sistemine yüklenmelidir. İlgili tebliğde bu durumun mükelleflerin hukuki ve cezai sorumluluklarını ortadan kaldırmayacağı ifade edilmiştir. Söz konusu hüküm 1/1/2020 tarih itibari ile yürürlüğe girecektir.

Oluşturulan e-Defterler, Başkanlık tarafından onaylanmış beratları ile muhafaza ve ibraz edilmesi koşulu ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. 

3) E-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı

E-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kâğıt veya elektronik ortamda istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmelidir. Elektronik ortamda tutulması gereken dosyaların kâğıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.
E-Defter ve berat dosyalarının mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sisteminde muhafaza edilmesi mecburidir.

Yeni yayınlanan tebliğ ile e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti hususunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde veya Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunluluğu getirilmiştir. İlgili tebliğde E-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının özel entegratör veya Başkanlığın bilgi işlem sisteminde muhafaza edilmesinin, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmayacağına hükmedilmiştir. İkincil kopyaların ibraz edilmesi istendiği takdirde ilgili özel entegratör ivedilikle (her halde 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde) Başkanlığa sunacaktır.

4) Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler 

E-Defter oluştururken, Tebliğde belirtilmeyen hususlarda Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
E-defterlerini ve bunlara ilişkin berat dosyalarını ve muhasebe fişlerini ibraz etmeyenler hakkında Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunun ilgili hükümleri uygulanır.

Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde uygulamadan yararlanan mükelleflerin, saklama hizmeti veren özel entegratörlerin, uyumlu yazılım firmalarının bilgi işlem/yazılım sistemlerini denetleme ve denetlettirme yetkisine sahiptir.
E-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin, yasal süresi içerisinde e-Defter ve berat dosyalarını Başkanlık sistemlerine yüklememesi halinde, Vergi Usul Kanunundaki cezai hükümler uygulanır. 

5) Diğer Hususlar

E-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerce, Vergi Usul Kanununda belirtilen ‘Mücbir Sebep’ halleri nedeniyle e-Defter veya berat dosyalarına ulaşılamadığı ve ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, durumun öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgelerle 15 gün içinde yetkili mahkemeye başvurulmalı ve zayi belgesi istenilmelidir. Zayi belgesi ve istenilen diğer bilgi ve belgeler ile birlikte durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi üzerine e-Defter ve berat dosyalarının yeniden sisteme yüklenebilir.

E-Defter tutanlar, e-Defterlerin oluşturulmasında kullandıkları bilgi işlem sistemlerine ilişkin teknik ve güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür. Mali mührün zorunlu sebeplerle kullanılamaması ve e-Defterin imzalanamaması halinde, durumu açıklayan ve yeni mali mührün teminine yönelik işlemlerin yapıldığını tevsik eden bilgi ve belgelerle Başkanlığa başvuru yapmalıdır. Mali mührün teminini izleyen en geç 3 iş günü içerisinde e-Defter ve berat dosyaları sisteme yüklenmelidir.

E-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç 3 iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtlarını nasıl tamamlayacağı hakkında ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.